エクセルで必ず抑えておくべき最初の基本操作(初めて開いたブック編)

Excelを初めて開いた時に、びっしり並んだ四角い枠を見てボーゼンとしたことがあるのは私だけではないでしょう。エクセルの特徴は、1つのファイル(ブック)に複数のシートがノートのページのように使えて、それらを突き抜けて3D集計ができてしまうところです。

また、シートごとに異なるデータをバンバン入れ込むこともできて、大量のデータを一気に処理するのにむいています。

ワードのようにいちいちクリックしなくても、矢印キーやエンターキー・タブキーででセル間を移動できるのも便利ですね。

 

初めてエクセルで何かを作る時に最初に気をつけるべきこと

まず大事なのは、どこに保存しておくかということ。

あとで探せなくなる方が非常に多いです。

保存先を決める

新しいファイルを開いたらまず真っ白な状態で保存しましょう。理由は、中身を作ってから保存しようとして一生懸命入力したあとファイルを消してしまって保存ができない人がおおいため。クセ付けとして書類はまず最初に名前をつけて保存しましょう。

【手順】

エクセル
→空白のブック
→【ファイル】メニュー
→名前をつけて保存

ここで、どこに保存するかが肝心です。

→「ドキュメント」をダブルクリック
→「新しいフォルダー」をクリック

ここで、どうやって分類するのかが肝心です。

会社の場合は【顧客別】→【取引先別】→【案件別】に入れ物を作って、さらにその中にフォルダを作ってプロジェクトや書類別・商品別に分類する方法もあります。

取引先が少ない場合は最初の数文字同じにして並べる手もあります。

あとで探しやすいように工夫してフォルダを分けましょう。

色んな所に適当に入れてしまうと探せませんのでここは
あなたのルールを決めてフォルダ分けする必要があります。

受け取ったメールをメールソフトで取引先別にしているなら、ドキュメント内もそのようにしておいたほうがわかりやすいでしょう。

やってはいけないのは、日付別にフォルダを作ってしまって後で探せないということ。いつ作ったかなんてすぐ忘れますよね。

→フォルダができたらそれをダブルクリックで開いてから、ファイル名にエクセルの名前をつけて保存します。

 

ファイル名の命名ルール

ここで、ファイル名にもあとで探しやすいように名前をつけることが肝心です。

「集計表」だけだと何の商品の、誰のための何をしてあるいつ作ったファイルかわかりませんし、あとで探せません。

【◯◯商事】見積書20180218など、宛先や目的、フォルダ内を探しやすいように日付や担当者名・プロジェクト名などを入れておきましょう。

「あとでどうやってファイルを探すか」を自分なりに想像しておく必要があります。

日本語で探すのか、英語なのか商品名や会社名なのか。

ここ大事。

誰かに「あのデータちょうだい」っていわれたら、瞬時に探し出せるようにルールを決めておきましょう。

 

データを入れる前にやるべきこと

次に大事なのは、印刷するのかしなくていいのかということ。

作ってしまってから後で印刷しようとするとたいていはみだします。

たとえば業務ではA4サイズの縦とか横で印刷したい、ということが多いですよね。

だったらまずは、

  1. 紙の大きさを指定する
  2. 縦佳代子かを指定する
  3. 余白を指定する

最低これだけ流行っておきましょう。

手順は

1.印刷する紙の大きさを指定する

今回はA4サイズでやってみます。保存してあるブックのメニューから

「ページレイアウト」→サイズ→A4

→「印刷の向き」→縦(横)

→「余白」→標準・広い・狭い・ユーザー設定の余白でお好きなミリ単位で指定のいずれか

 

以上を設定したら、いちどCtrlキーを押しながらSキーをチョン、と押しましょう。

これはショートカットといって、上書き保存をキーボードで簡単に済ませる方法です。

できれば左手の小指でCtrlキーを押しながら左手の薬指でSキーをちょん、と押して下さい(長押し厳禁)

なぜ両方左手かというと、右手でSを押すといちいちマウスを離す必要があります。

仕事ができる人はいちいちマウスを離しませんし、左手にあるキーなのに両手でショートカットキーを押しているとかっこ悪くて笑われます(まぢで)

できる上司やビジネスマンはそんな恥ずかしいことしないように^^

 

どこまでがA4に入るのか線を出しておく

つぎに大事なのは、どのセルまでがA4に入るのか見れるようにするということ。

編集していけば列の横幅は全部違ってきますが、作業しながらちゃんと入るかどうか確認できるようにしておく必要があります。

印刷とプレビュー というボタンが一番上にありますのでクリックします。

ない場合はその右側の▼をクリックして探して下さい。

出たウインドウはすぐ閉じるか戻っていいです。

すると、びっしり並んだセルの右と下にこのように点線が入ります。

この線を見ながら横に広げたり縦に増やしたりしていっても、線を見ればどの列度の行まで入るかその都度わかります。

時々、Ctrlキーを押しながらSで上書き保存を繰り返しながら作業していきましょう。

 

具体的な操作方法はぼちぼち書いていきますね。